Mẫu thông báo sự cố camera hải quan (Phụ lục II QĐ 247), sổ nhật ký và sơ đồ vị trí: bộ hồ sơ DNCX bắt buộc phải có

Rất nhiều doanh nghiệp chế xuất ở Hải Phòng nghĩ rằng lắp xong camera đạt chuẩn là hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan hải quan. Thực tế, Quyết định 247/QĐ-TCHQ ngày 02/03/2022 còn đặt ra ba nghĩa vụ hồ sơ chạy suốt vòng đời hệ thống: sơ đồ vị trí camera, sổ nhật ký vận hành và thông báo sự cố theo mẫu Phụ lục II. Đây là ba thứ đoàn kiểm tra hỏi đến đầu tiên, và cũng là ba thứ bị thiếu nhiều nhất.

Lắp xong camera chưa phải là xong: 3 nghĩa vụ hồ sơ theo QĐ 247

Điểm e mục 1.1 của Quyết định 247/QĐ-TCHQ quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp chế xuất (DNCX) sau khi hệ thống đi vào hoạt động:

#	Nghĩa vụ	Nội dung theo quy định	Nộp cho ai / khi nào
e.1	Sơ đồ vị trí	Lập sơ đồ vị trí lưu giữ hàng hóa và vị trí lắp đặt camera giám sát, có đánh số thứ tự và ghi chú để theo dõi, quản lý	Gửi Chi cục Hải quan quản lý 01 bản khi thực hiện kiểm tra điều kiện kiểm tra giám sát hải quan
e.2	Sổ nhật ký	Mở sổ nhật ký theo dõi tình trạng hoạt động; cập nhật đầy đủ các trường hợp mất điện, không hoạt động, sửa chữa, bảo dưỡng theo thời gian, vị trí, số thứ tự mắt camera đã lập trên sơ đồ	Lưu tại doanh nghiệp, xuất trình khi hải quan kiểm tra
e.3	Đầu mối & thông báo	Thông báo đầu mối và số điện thoại liên lạc; kịp thời báo cáo khi phát sinh sự cố. Trường hợp có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, mất điện thì phải báo cáo bằng văn bản và đồng thời cập nhật vào sổ nhật ký	Chi cục Hải quan quản lý DNCX

Ba nghĩa vụ này liên kết với nhau bằng số thứ tự mắt camera. Sơ đồ đánh số bao nhiêu thì sổ nhật ký và văn bản thông báo sự cố phải gọi đúng số đó. Đây là chi tiết nhỏ nhưng quyết định việc hồ sơ có được chấp nhận trôi chảy hay không: khi doanh nghiệp báo “camera số 07 tại cổng phụ bị hỏng”, công chức hải quan phải tra được ngay vị trí 07 trên sơ đồ đã nộp.

1. Sơ đồ vị trí camera — lập thế nào cho đúng

Sơ đồ không phải là bản vẽ kiến trúc. Thứ cơ quan hải quan cần là một mặt bằng đọc được, trên đó thể hiện đủ:

• Ranh giới khu phi thuế quan của DNCX, cổng/cửa ra vào chính và phụ.
• Các khu vực lưu giữ hàng hóa: kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm; kho phế liệu, phế phẩm (nếu có); bãi lưu giữ ngoài trời.
• Vị trí từng mắt camera, đánh số thứ tự liên tục (01, 02, 03…), kèm hướng quay và vùng phủ.
• Ghi chú phân loại: mắt nào thuộc nhóm bắt buộc kết nối trực tuyến với hải quan, mắt nào chỉ lưu tại doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai của INFOVINA: nên đánh số theo cụm chức năng thay vì theo thứ tự thi công — ví dụ dải 01–09 cho cổng và cửa ra vào, 10–29 cho kho, 30+ cho bãi. Khi doanh nghiệp mở rộng nhà xưởng, số cũ không bị xáo trộn và sơ đồ cũ vẫn còn giá trị đối chiếu.

Sơ đồ phải được cập nhật lại mỗi khi thay đổi mặt bằng, thêm hoặc bớt mắt camera. Một sơ đồ nộp từ năm trước nhưng nhà xưởng đã cơi nới thêm kho phế liệu là lỗi rất dễ bị ghi nhận.

2. Sổ nhật ký vận hành — cột nào là bắt buộc

Quy định yêu cầu ghi nhận theo thời gian, vị trí và số thứ tự mắt camera. Từ đó, một quyển sổ nhật ký đủ dùng cho kiểm tra thường có cấu trúc như sau:

Cột	Nội dung ghi	Ví dụ
Ngày giờ bắt đầu	Thời điểm phát hiện sự việc	14/08/2026 09:20
Số thứ tự mắt / hệ thống	Theo đúng sơ đồ đã nộp	Mắt 07 (cổng phụ)
Loại sự việc	Mất điện / không hoạt động / sửa chữa / bảo dưỡng	Mất điện lưới
Nguyên nhân	Mô tả ngắn	Điện lực cắt điện theo kế hoạch
Đã thông báo hải quan	Có/không, số văn bản, hình thức	Có — CV số 12/2026 gửi trước 2 ngày
Ngày giờ khôi phục	Thời điểm hệ thống chạy lại bình thường	14/08/2026 16:45
Người ghi	Ký, ghi rõ họ tên	Nguyễn Văn A — Phòng Kỹ thuật

Hai lỗi thường gặp: sổ trống trơn trong khi hệ thống chắc chắn đã có mất điện hoặc bảo dưỡng trong năm — điều này khiến cơ quan hải quan nghi ngờ sổ được lập đối phó ngay trước ngày kiểm tra; và sổ chỉ ghi “hệ thống” thay vì ghi rõ mắt số mấy, khiến không đối chiếu được với sơ đồ.

Sổ nhật ký nên là sổ giấy có đánh số trang, ký từng dòng. Bản mềm chỉ nên dùng để lưu song song, vì file dễ bị sửa lùi ngày và giá trị chứng minh thấp hơn.

3. Mẫu thông báo sự cố hệ thống camera — Phụ lục II QĐ 247/QĐ-TCHQ

Khi hệ thống camera hoặc kênh truyền gặp sự cố, DNCX phải thông báo cho cơ quan hải quan để thống nhất phương án giám sát trong thời gian chờ khắc phục, theo mẫu “Thông báo sự cố hệ thống ca-mê-ra giám sát của DNCX” tại Phụ lục II ban hành kèm Quyết định 247/QĐ-TCHQ.

Mẫu văn bản này là công văn thông thường của doanh nghiệp (có quốc hiệu, số văn bản, nơi nhận, đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu), phần nội dung gồm 5 mục bắt buộc:

Mục	Nội dung theo mẫu	Cách điền để hồ sơ trôi
1	Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chịu sự giám sát của cơ quan Hải quan	Ghi đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, kèm mã số thuế
2	Mô tả hiện trạng, nguyên nhân sự cố kỹ thuật (vị trí, số lượng theo sơ đồ đã cung cấp cho cơ quan hải quan)	Gọi tên mắt camera bằng đúng số thứ tự trên sơ đồ; nêu số lượng mắt bị ảnh hưởng và nguyên nhân cụ thể
3	Ảnh hưởng của sự cố liên quan đến công tác giám sát của cơ quan Hải quan	Nói rõ mất hình ảnh trực tuyến hay chỉ mất kết nối còn ghi tại chỗ — hai tình huống này được xử lý rất khác nhau
4	Thời gian dự kiến để khắc phục xong sự cố	Đặt mốc nằm trong thời hạn quy định; nếu chắc chắn vượt thì nêu luôn lý do
5	Đầu mối kỹ thuật của nhân viên kỹ thuật doanh nghiệp trong trường hợp cần liên hệ	Họ tên, chức danh, số điện thoại di động trực 24/7 — trùng với đầu mối đã đăng ký theo điểm e.3

Điểm dễ bị bỏ sót ở mục 2: quy định ghi rõ “theo sơ đồ đã cung cấp cho cơ quan hải quan”. Nếu doanh nghiệp chưa từng nộp sơ đồ, hoặc sơ đồ không đánh số, thì bản thông báo sự cố không thể điền đúng — và sự cố lập tức trở thành hai lỗi thay vì một.

Hai mốc thời hạn khác nhau: 03 ngày và 10 ngày làm việc

Đây là chi tiết nhiều doanh nghiệp nhớ nhầm. Quyết định 247 phân biệt rõ hai loại sự cố với hai thời hạn khắc phục khác nhau:

Loại sự cố	Thời hạn khắc phục tối đa	Nếu quá hạn
Hỏng hóc thiết bị của hệ thống camera (phải sửa chữa, thay thế thiết bị)	10 (mười) ngày làm việc	Phải có văn bản thông báo lý do cụ thể và dự kiến thời gian hoàn thành gửi cơ quan hải quan quản lý
Sự cố kênh truyền (gián đoạn kết nối trực tuyến)	03 (ba) ngày làm việc	Phải có văn bản thông báo lý do cụ thể và dự kiến thời gian hoàn thành gửi cơ quan hải quan quản lý

Trong thời gian gián đoạn do sự cố kênh truyền, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm lưu trữ dữ liệu của hệ thống camera và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan hải quan yêu cầu. Nói cách khác, mất kết nối không phải là lý do để mất dữ liệu.

Quyết định cũng nêu: Chi cục Hải quan quản lý phân công công chức phối hợp theo dõi quá trình xử lý, cập nhật tình hình theo ngày làm việc; trên cơ sở đánh giá rủi ro, Chi cục trưởng quyết định biện pháp giám sát trong thời gian gián đoạn. Đáng chú ý, thời gian khắc phục sớm và sự chủ động phối hợp của doanh nghiệp là yếu tố được ghi nhận — đây chính là lý do một bản thông báo sự cố gửi sớm, đúng mẫu, có giá trị hơn nhiều so với việc âm thầm sửa cho xong.

Con số 03 ngày làm việc cũng cho thấy vì sao đường truyền là mắt xích yếu nhất. Xem thêm: Kết nối camera với hải quan qua đường truyền nào cho ổn định?

Những vị trí bắt buộc kết nối trực tuyến — nhắc lại để đối chiếu sơ đồ

Khi đánh số trên sơ đồ, hãy đánh dấu riêng các mắt thuộc bốn nhóm vị trí mà QĐ 247 yêu cầu kết nối trực tuyến dữ liệu hình ảnh với cơ quan hải quan quản lý DNCX:

• Cổng/cửa ra vào DNCX;
• Cổng/cửa ra vào kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm; kho phế liệu, phế phẩm (nếu có);
• Bãi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm, kho phế liệu, phế phẩm (nếu có) và các hàng hóa không chịu thuế khác;
• Phía trong kho lưu giữ các loại hàng hóa nêu trên, nếu có trang bị camera giám sát.

Các vị trí khác vẫn phải lắp camera theo quy định nhưng dữ liệu được lưu giữ tại doanh nghiệp và cung cấp khi cơ quan hải quan yêu cầu. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ tại DNCX tối thiểu 12 tháng.

Xem thêm: Checklist 15 tiêu chí camera hải quan theo Phụ lục I QĐ 247 và Camera hải quan cho kho ngoại quan, kho CFS tại Hải Phòng.

5 tình huống thực tế và cách xử lý đúng

1. Cắt điện theo kế hoạch của điện lực. Đây là trường hợp “có kế hoạch”, nên phải báo cáo bằng văn bản trước, đồng thời ghi vào sổ nhật ký — không chờ đến khi mất hình mới gọi điện. Doanh nghiệp có UPS hoặc máy phát cho tủ mạng và đầu ghi sẽ giảm hẳn rủi ro nhóm này.

2. Bảo dưỡng định kỳ, vệ sinh mắt camera. Cũng là hoạt động có kế hoạch: báo cáo bằng văn bản, ghi sổ, nêu rõ mắt số nào bị che khuất trong khoảng thời gian nào.

3. Đứt cáp quang, nhà mạng gián đoạn. Sự cố kênh truyền — thời hạn 03 ngày làm việc. Gửi thông báo theo Phụ lục II ngay trong ngày phát hiện, ghi rõ ở mục 3 rằng hình ảnh vẫn được ghi và lưu tại đầu ghi, chỉ mất kết nối trực tuyến.

4. Đổi nhà cung cấp Internet hoặc đổi IP. Rất hay bị quên: đổi đường truyền làm mất kết nối phía hải quan dù camera vẫn chạy bình thường. Phải thông báo trước và phối hợp cập nhật lại thông tin truy cập với Chi cục quản lý.

5. Thay đầu ghi hoặc nâng cấp lưu trữ. Đây là sửa chữa, thay thế thiết bị — thời hạn 10 ngày làm việc. Cần đặc biệt lưu ý bảo toàn dữ liệu cũ: nghĩa vụ lưu 12 tháng không được reset về 0 chỉ vì thay thiết bị mới.

Checklist tự kiểm tra trước khi hải quan xuống

• Sơ đồ vị trí camera có đánh số thứ tự, khớp với hiện trạng nhà xưởng hôm nay?
• Đã gửi 01 bản sơ đồ cho Chi cục Hải quan quản lý?
• Sổ nhật ký có ghi liên tục, có ít nhất các lần mất điện hoặc bảo dưỡng đã xảy ra trong 12 tháng?
• Các dòng trong sổ gọi tên mắt camera bằng đúng số thứ tự trên sơ đồ?
• Đã đăng ký đầu mối kỹ thuật và số điện thoại với Chi cục? Người đó còn làm việc tại công ty?
• Có sẵn file mẫu thông báo sự cố Phụ lục II để dùng ngay khi cần?
• Dữ liệu lùi 12 tháng có mở được, xem được, đúng ngày giờ?
• Các mắt thuộc nhóm bắt buộc kết nối trực tuyến đang thực sự online phía hải quan?

Câu hỏi thường gặp

Mẫu thông báo sự cố camera hải quan lấy ở đâu? Mẫu nằm tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định 247/QĐ-TCHQ ngày 02/03/2022. Doanh nghiệp soạn trên giấy tiêu đề công ty, đủ 5 mục nội dung, đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu, gửi Chi cục Hải quan quản lý DNCX.

Sự cố nhỏ, sửa trong nửa ngày có phải gửi thông báo không? Quy định yêu cầu thông báo để thống nhất phương án giám sát trong thời gian chờ khắc phục và kịp thời báo cáo khi phát sinh sự cố. Thực tế, ghi sổ nhật ký đầy đủ và thông báo cho đầu mối hải quan là cách an toàn; sự cố kéo dài hoặc ảnh hưởng đến vị trí kết nối trực tuyến thì nên có văn bản.

Quá 10 ngày làm việc chưa sửa xong thì bị xử lý thế nào? Doanh nghiệp phải có văn bản thông báo lý do cụ thể và dự kiến thời gian hoàn thành gửi cơ quan hải quan quản lý. Việc chủ động phối hợp và khắc phục sớm được cơ quan hải quan ghi nhận khi đánh giá rủi ro.

Sổ nhật ký viết tay hay dùng phần mềm? Quy định không bắt buộc hình thức. Sổ giấy đánh số trang, ký từng dòng có giá trị chứng minh tốt hơn; nếu dùng phần mềm thì nên in định kỳ, ký xác nhận và lưu song song.

Mất kết nối nhưng camera vẫn ghi thì có bị coi là vi phạm không? Đây là sự cố kênh truyền, thời hạn khắc phục 03 ngày làm việc. Trong thời gian đó doanh nghiệp phải bảo đảm lưu trữ dữ liệu và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan hải quan yêu cầu. Điều quan trọng là thông báo đúng và đúng lúc.

Dữ liệu phải lưu bao lâu? Tối thiểu 12 tháng tại DNCX, và phải cho phép cơ quan hải quan truy cập, khai thác ở mọi thời điểm khi có yêu cầu kiểm tra.

INFOVINA hỗ trợ doanh nghiệp phần nào?

INFOVINA triển khai camera hải quan tại Hải Phòng theo hướng trọn gói cả phần kỹ thuật lẫn phần hồ sơ: khảo sát và lập sơ đồ vị trí có đánh số chuẩn để nộp Chi cục, bàn giao biểu mẫu sổ nhật ký và mẫu thông báo sự cố Phụ lục II điền sẵn thông tin doanh nghiệp, thiết kế hạ tầng lưu trữ đủ 12 tháng và đường truyền kết nối hải quan có dự phòng để hạn chế rơi vào mốc 03 ngày làm việc.

Chúng tôi cũng nhận rà soát hệ thống đã lắp của đơn vị khác trước kỳ kiểm tra: đối chiếu 15 tiêu chí Phụ lục I, kiểm tra dữ liệu lùi 12 tháng, kiểm tra tình trạng kết nối thực tế phía hải quan và hoàn thiện bộ hồ sơ còn thiếu.

Tư vấn và khảo sát: Liên hệ hotline 1900 9460 — INFOVINA, Số 11 Lk2 KĐT Hoàng Huy, An Đồng, phường An Hải, TP. Hải Phòng.

Xem thêm: Lắp camera hải quan tại Hải Phòng — quy trình 6 bước · Chi phí lắp camera hải quan 2026 · Camera hải quan cho doanh nghiệp chế xuất (EPE).

Nội dung trích dẫn theo Quyết định 247/QĐ-TCHQ ngày 02/03/2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, ban hành theo khoản 10 Điều 1 Nghị định 18/2021/NĐ-CP. Bài viết mang tính hướng dẫn thực hành; khi triển khai, doanh nghiệp đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của Chi cục Hải quan quản lý.

Chuyên trang kỹ thuật: văn bản pháp lý về camera hải quan — tra cứu đầy đủ số hiệu điều, khoản, điểm của từng quy định.